Structuration et automatisation d'opérations événementielles
Expérience interne réalisée chez ChangeNOW dans le cadre de mon poste de Tool & IT Coordinator.
Contexte général
Dans le cadre d'un poste interne de Tool & IT Coordinator, j'ai accompagné les équipes opérationnelles d'une organisation événementielle sur la structuration de leurs données et l'automatisation de leurs processus récurrents.
Problèmes rencontrés par les équipes
- Données dispersées entre plusieurs outils et fichiers
- Doubles saisies et ressaisies manuelles sources d'erreurs
- Tâches répétitives qui mobilisaient du temps sans valeur ajoutée
- Processus peu documentés, difficiles à transmettre
Responsabilité exacte
Identification des besoins, structuration et synchronisation des données, automatisation des tâches répétitives et création d'outils internes. Cette expérience a été réalisée en tant qu'employé, dans le périmètre de mon poste — et non en tant que mission freelance.
Types de processus structurés ou automatisés
- Structuration et synchronisation de données entre équipes
- Automatisation de tâches répétitives
- Création d'outils internes de suivi et de pilotage
- Documentation et transmission des processus
Méthode employée
Une approche pragmatique : cartographier le flux de données, repérer les goulots d'étranglement, prototyper rapidement, puis stabiliser et documenter la solution pour qu'elle reste maintenable par l'équipe.
Livrables factuels
- Processus structurés et synchronisés
- Automatisations opérationnelles en place
- Outils internes utilisés par les équipes
- Documentation des processus
Trois réalisations concrètes
Exemples d'automatisations déployées dans ce périmètre.
Workflow de qualification des leads
01Les leads issus de plusieurs canaux étaient traités manuellement : tri, enrichissement et assignation, une source d'erreurs et de temps perdu.
Conception d'un pipeline automatisé qui capture, enrichit et assigne les leads au bon interlocuteur, avec validation des données.
Réduction du temps de traitement manuel et fiabilisation de l'assignation.
Assistant IA documentaire (RAG)
02La documentation interne était dispersée entre plusieurs outils, ce qui compliquait l'accès à l'information.
Mise en place d'un assistant documentaire RAG : ingestion de la documentation dans une base vectorielle et interface de chat avec réponses sourcées.
Accès centralisé à la documentation et autonomie accrue des équipes.
Dashboard de pilotage automatisé
03Les indicateurs étaient suivis dans des fichiers disparates, consolidés manuellement.
Automatisation de la collecte et de la consolidation des données, avec un tableau de bord centralisé.
Reporting centralisé et vision plus fiable des indicateurs.
Accompagnement et transmission aux équipes
Formation et accompagnement des équipes pour qu'elles soient autonomes dans l'utilisation des outils mis en place, avec une documentation claire et transmissible.
Limites liées à la confidentialité
Cette réalisation est présentée sans chiffre, sans capture interne et sans détail opérationnel, afin de respecter la confidentialité de l'organisation. Le nom « ChangeNOW » est cité uniquement comme employeur et contexte d'expérience professionnelle interne.
Un processus à automatiser ou des données à structurer ?
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